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崗位職責

在組織架構設計的同時要配套進行崗位職責的建設,各部門究竟有哪些職能?各崗位究竟有哪些職責?如何實現6權分立?崗位勝任力矩陣及培訓矩陣如何建立?……。爲了解決這些問題,澤亞咨詢在輔導數百家企業管理變革的基礎上提煉了“崗位工作說明”管理體系,從責、權、利、能四個緯度展開企業職責系統的設計。
 

現狀——職責不清、權限不明,交叉管理、混淆管理

問題

部分職能缺失

管理職能嚴重弱化

多頭管理、交叉管理

職責不清、權限不明

各崗位每日、周、月、季、年應做哪些工作未梳理,不清晰

欠缺崗位勝任力矩陣、培訓矩陣

崗位工作說明流于形式,成爲擺設,所寫與所做脫離

失控後果:職責混亂,內耗嚴重,管理低效,依賴責任心做事

原因

欠缺專業的人力資源管理人員

管理基礎薄弱,不重視PMC、品管、財務、工藝技術、人力資源等管理部門的管理職能建設

欠缺崗位工作研究與分析,崗位工作說明書憑經驗編寫

無人監督職責履行情況,領導喜歡越級指揮、越權安排工作

解決方案

完善各部門工作模塊

將例行工作標准化、模式化,形成3定卡

導入權限劃分手冊,運用6權分立權限劃分方法,建立公司授權體系

建立崗位勝任力矩陣,進行人崗匹配度分析

系統方案:導入澤亞咨詢權責體系,梳理各部門 “崗位工作說明書”

運作關鍵詞

運作關鍵詞

崗位工作說明書:責、權、利、能的綜合闡述

崗位職責目標

崗位職責目標

對等法則:責權對等、利能對等

管理模型圖

崗位職責管理模型圖

要點:目標生成職責,職責服務目標

崗位職責管理組合拳

崗位職責管理組合拳

要點:先有責、才有權,要有利、唯有能

崗位職責運作動作流

崗位職責運作動作流

管理體系建設

流程/制度

崗位工作說明書

公司權責劃分手冊

表單/工具

目標矩陣表

定崗定編表

崗位勝任力矩陣

培訓矩陣

3定卡

職責描述之8方管控

3權6分法

預期效果

輔導各部門負責人編制本部門的崗位工作說明書

編制並運行“3定卡”,提升管理者工作效率

編制各崗位勝任力矩陣,建立職級評定標准

責、權、利、能清晰、對等

工具模版

工具一:3定卡

3定卡(崗位例行工作說明)
周期 工作內容(動作:輸出結果,按重要性排序,粗體爲重點 完成時間 表單/工具
1 每日 查閱郵件:根據輕重緩急程度處理郵件中涉及問題,提升問題處理質量與速度 8:40(中途隨時) 工作重要性排序
2 處理客戶投訴及退貨:將客訴及退貨內容錄入《財年客戶質量投訴、驗證信息一覽表》,並將紙質版《客戶投訴處理報告》、 《客戶退貨驗證報告》返還銷售內務 發生後10分鍾內 《財年客戶質量投訴、驗證信息一覽表》、《客戶投訴處理報告》、 《客戶退貨驗證報告》
3 處理制程批質量事故:將糾正措施等信息錄入《批質量事故統計表》中,並進行維護 發生時 《批質量事故統計表》
4 主導完成制程中不合格品處理B組的MRB評審,調查及推動改善工作:形成最終處理決定和返修方案 發生時 《不合格品處理單》
5 編制《産品檢驗標准》(含圖片),對重點産品編制《産品檢驗作業指導書》:形成文件 根據需要 産品檢驗標准《産品檢驗作業指導書》
6 關注所負責班組日計劃和加工單,跟進重點産品的質量管控:形成檢查記錄,督導不合格整改到位 隨時 《質量自主管理檢查表》
7 主導完成各項試驗分析,協助工藝模塊進行工藝驗證:試驗報告 隨時 《産品生産工藝卡》《試驗報告》
8 協助完成編制有特殊要求的客戶的出廠資料及審核工作:文件或報告 隨時 《出廠檢驗報告》《材質單》
9 檢查、審核各班組不合格品處理單,監督制程中批量不合格及批質量事故的提報及處理工作:糾正措施報告 隨時 《不合格品處理單》
10 執行自主管理規定的各項固定動作:檢查表、早會通報資料 根據安排 《自主管理工作檢查表》《早會通報資料》

崗位職責工具模版

要點:將各崗位每日、周、月、季、半年、年例行工作形成標准化作業

目的:固化模式,形成習慣,提升工作效率與質量

工具二:3權6分法

崗位權限(3權6分法)
類別 事項 建議權 審核權 批准權 執行權 知情權 監督權
業務類 部門年度工作計劃 經理 總經理 稽核專員
質量管理策劃 QE組長 經理 相關人員 經理
質量標准 QE組長 經理 相關人員
質量異常處理 QC 經理 相關人員 經理
客戶投訴/退貨處理 跟單員 經理   相關人員
糾正措施實施驗證 QE組長 經理 相關人員 相關人員
質量程序文件、流程 QE組長 經理 相關人員 相關人員
財務類            
人事類 對嚴重影響産品質量或累次違反質量體系程序人員的使用 經理 人力企管部 責任部門 總經理

要點:1、建議權與執行權、審核權與監督權往往是同一崗位/部門;

2、建議、執行、監督實際上是一種責任,審核、批准、知情實際上是一種權利

工具三:職責描述之8大關鍵詞

職責描述之8大關鍵詞

效果展示

案例一:貴陽三聯乳業有限公司

企業性質 企業類型 所處行業 企業規模 所處階段 變革年份
國有企業 自主品牌 乳業 約2000人
年銷售額10億元
成熟
擴張期
2014年~
2017年(6期、36個月)
企業簡介 成立于1953年,國有獨資企業,西南地區最大的單體乳制品企業,貴州全省品牌市場占有率第一品牌,農業産業化國家重點龍頭企業,集種植、養殖、乳品加工、銷售、物流配送全供應鏈一體化的綜合性企業
變革原因 企業快速發展,內部管理僵化,責權利不清,人浮于事,執行力差,爲改制和經營發展需要,急需完善管理體系,提升管理效率
運作效果 通過組織機構的梳理、流程制度的完善、管理過程控制等方式,企業責權體系得到了明確和完善,爲企業發展提供了內部正向驅動: 重組組織機構、實施定崗定編,全員競聘上崗,減少了臃腫非必要機構,非生産經營冗余人員減少,企業懶散風氣轉變,服務意識得到加強; 建立崗位說明書,建立崗位任職和職級升降標准,拉開能力收入差異, 工作職責得以明確; 建立流程運作體系、打造流程稽核機制,推行工作三定管理,流程執行結果有效得以保障,形成企業執行力文化;

案例二:齊齊哈爾市富爾農藝有限公司

企業性質 企業類型 所處行業 企業規模 所處階段 變革年份
民營企業 內銷 種業、農業 270余人,年銷售額3.8億 轉型期 2015年-2016年
企業簡介 公司成立1986年,是一家取得全國經營資質,集科研、生産、加工、營銷、技術服務于一體、産業鏈完整的國家高新技術企業,黑龍江省農業産業化重點龍頭企業、中國種業骨幹企業。是中國種子貿易協會理事長單位和黑龍江省種子協會理事單位。
變革原因 通過管理變革修煉內功,順利轉型。
運作效果 運用澤亞特有的“3權6分法”並結合富爾的企業文化,實施了:
1、建立“管理三人團”制,並推行各部門、各項目,促進目標、項目的達成;
2、制訂了“領導管理分工權限表“,明確了各領導在“戰略管理、組織管理、項目管理、計劃管理、費用管理”的審批權限及後續的責任擔當。

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